Excel nie wie w jaki sposób chciałbyś rozdzielić dane znajdujące się w zaznaczonych komórkach. Powinieneś określić gdy Excel musi zacząć je rozdzielać do poszczególnych kolumn arkusza, w którym miejscu dzielić. Możesz Excelowi dać jedną z dwóch wskaźników jak rozdzielać te dane:
Rozdzielany – wtedy, w innym kroku, znaczący jakiś wyróżniający się znak – zawsze gdy napotka to oznaczenie, to będzie przerzucał dane do kolejnej kolumny, a potem następnej.
Stała szerokość – być może nie posiada takiego charakterystycznego symbolu. Wówczas możliwe jest samodzielnie zaznaczyć dokładne miejsca podziału. Ważne tu jest to , iż pozycję, które wskażesz do podziału, będzie tyczyło się wszystkich zaznaczonych komórek.
Ograniczniki
Widok kroku nr 2 jest odrębny w przypadku wyselekcjonowania w kroku nr 1 wersji Rozdzielany i inny w przypadku Stałej szerokości.
W przypadki opcji Rozdzielany, tu przede wszystkim ukazujesz pokażesz symbol tzw. „ogranicznik”, którego zastosowanie to rozdzielania zawartości.
Możesz wybierać w ramach czterech zaproponowanych, a zatem : tabulator, średnik, przecinek oraz spacja. Możesz również zaznaczyć button „Inny” oraz uzupełnić samodzielnie własne oznaczenie. Pamiętaj:
Możesz określić wiele ograniczników jednocześnie – następnie każdy z nich będzie powodował dzielenie danych na dodatkowe kolumny.
W polu „Inny” nie możesz uzupełnić więcej niż jednego symbolu. Jeśli ewentualnie chcesz kilkakrotnie wznowić ten sam znak, to możesz, w zastępstwie wpisywać go dość dużo razy, zakreślić button Kolejne ograniczniki myśl jak jeden.
Zaznaczając ograniczniki, od razu na podglądzie na dole okienka możesz poznać jaki będzie efekt podziału Twoich danych. Jeśli będzie podział, ujrzysz pionowe kreski. Jeśli ich nie ma, jest oznacza że podany znak nie występuje w danych, czyli dane nie zostaną dzielone.